視頻會議的早期發(fā)展階段，大家關(guān)注的是可以看見并聽見對方。而現(xiàn)在呢，實時分享內(nèi)容，才是關(guān)鍵。分散式團隊需要對各種數(shù)字和傳統(tǒng)畫面形式的內(nèi)容進行分享和互動。事實上，在分散式協(xié)作的環(huán)境中，內(nèi)容即時分享在一個視頻會議體驗中至少占到50%。

　　有時候視頻會議的效果不盡如人意，其原因在于許多企業(yè)沒有意識到對空間和視頻體驗進行設(shè)計的必要性——模擬出大家“共處一室”的工作體驗。飛視美指出：會議室是視頻會議最常發(fā)生的環(huán)境(79%)。然而，典型的會議室里通常擺放了長桌，讓人際互動變得困難重重，并非視頻會議的理想之所。人們在長桌邊上只能正襟危坐，無法讓每個人都集中出現(xiàn)在鏡頭內(nèi)。通常情況下，會議室里只有一個屏幕，讓數(shù)字內(nèi)容分享變得困難，聲音接入也因位置遠近變得不平均。此外，受限于攝像頭角度和有限的空間大小，當(dāng)有人站起來或隨意走動時，這些行為對會議進行都是具有干擾性的。

　　員工在視頻界面上的呈現(xiàn)也是應(yīng)用技術(shù)上的一大難題，糟糕的光線和攝像角度讓一些人對開視頻會議充滿了擔(dān)憂。據(jù)國外知名辦公家具龍頭企業(yè)Steelcase的研究指出，58%的員工覺得自己在鏡頭前顯得蒼白疲憊，這并非虛榮心作祟，而是一種視覺干擾;72%的人會一邊開會，一邊留意自己在鏡頭里的形象，這不僅會分散他們開會的注意力，也讓他們在鏡頭里看上去不自然，對會議的投入程度造成影響。據(jù)Steelcase研究員Ritu Rajaj所說：如果視頻會議環(huán)境的設(shè)計不夠人性化，人在鏡頭里會看上去不自然。Ritu對一部分頻繁使用視頻工具的團隊成員進行了研究。“我們發(fā)現(xiàn)人們在視頻會議中往往表現(xiàn)得過于生硬或拘謹(jǐn)。他們正襟危坐，仿佛自己是新聞播報員，并且不敢有多余的肢體活動，”她解釋道。研究人員還指出，人們在視頻會議中很難做到目光接觸，因為他們會不自覺地看著屏幕，而不是攝像頭。如果攝像頭的角度沒有得到精確調(diào)試，會讓你覺得鏡頭里的人們沒有看著你。很多視頻會議室的布局，都是為了滿足人們坐著開會的習(xí)慣，因此與會者為了不跑出鏡頭，就不能在房間里隨意走動，也因此讓他們在白板上書畫或做筆記，變得不切實際。

　　在設(shè)計會議室的過程中，其中一個挑戰(zhàn)便是意識到采取不同形式的協(xié)作，也需要使用不同設(shè)計的空間。為了創(chuàng)造良好的視頻會議體驗，企業(yè)需要針對以下三種形式的協(xié)作進行思考。

　   信息型協(xié)作

　　分享信息、協(xié)調(diào)任務(wù)。它的會議時間通常較短——30分種到1個小時，目的在于讓團隊成員都了解項目最新動態(tài)。在這種協(xié)作形式中，看見并聽見彼此和即時分享內(nèi)容同樣關(guān)鍵。

　   評估型協(xié)作

　　對各個項目選項進行反復(fù)斟酌并做出決定，這種協(xié)作形式需要團隊成員能對多種內(nèi)容進行評估，并進行民主且熱烈的討論與爭辯。

　   生產(chǎn)型協(xié)作

　　結(jié)合知識、解決問題和創(chuàng)新。這個過程通常會花費幾天甚至數(shù)個月的時間。作為最復(fù)雜的一種協(xié)作形式，它需要非常全面的設(shè)計解決方案，便于人們建立信任、舒適互動，在別人的想法上繼續(xù)舔磚加瓦。此外，這個解決方案還需要讓人在房間里能隨意走動舒展，以便在接下來更長的時間內(nèi)保持全身心投入的狀態(tài)。

　   那么我們應(yīng)該如何設(shè)計“視頻會議室”?

　　1、認(rèn)真考慮攝像頭和麥克風(fēng)的位置。設(shè)計布局要讓所有用戶都可以出現(xiàn)在鏡頭內(nèi)，并可以被清晰地聽見?？紤]采用多屏幕布局，讓用戶可以同時看見對方和分享的內(nèi)容，確保人們可以隨意走動卻不偏離鏡頭，也不會打斷互動的進程。

　　2、創(chuàng)建讓人們在小組合作和私密工作之間自由轉(zhuǎn)換的分區(qū)空間。協(xié)作團隊中的員工在一天當(dāng)中要不斷地在這些模式之間來回切換。房間里的玻璃墻既能隔音又能讓人保持視覺接觸。緊挨著團隊空間的固定工作位，讓團隊成員無需離開就能暫時抽身。

　　3、設(shè)計確?？梢噪S意活動并且經(jīng)常變換姿勢的環(huán)境，讓員工保持體力充沛、全情投入。高腳椅高度的桌子鼓勵人們站著工作，且不偏離鏡頭;或者作為轉(zhuǎn)換空間，讓人準(zhǔn)備回到會議中去。帶有視頻會議的休息區(qū)設(shè)計是鼓勵活動和休閑的另一中有效途徑。

　　4、充分考慮與會雙方的體驗。為所有地區(qū)提供相似的視頻會議環(huán)境，配備相同規(guī)格的工具和技術(shù)控制。配備足夠的白板和垂直介面展示傳統(tǒng)的書面內(nèi)容和數(shù)字信息，幫助分布式團隊分享共識。

　　5、思考空間能如何幫助人們建立信任。例如，在團隊房間之外，設(shè)置一個始終保持聯(lián)通的“蟲洞”(wormhole)即時視頻系統(tǒng)——仿佛一扇窗戶，可以隨時打開——無無論人們進進出出，隨時進行對話。

　　6、考慮不同規(guī)模的團隊會采取不同視頻會議形式進行交流。無論是1對1、兩兩合作、還是分工協(xié)作，這些工作模式和整個團隊坐在一起的合作一樣的重要。盡可能在空間里多設(shè)置一些選擇——例如，毗鄰團隊空間的視頻會議亭、位與其中的私密角落、甚至是移動解決方案——充分利用辦公室地產(chǎn)資源，鼓勵使用各類科技設(shè)備。